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Accord de traitement des données (sous-traitance)

Dernière mise à jour : 15 octobre 2026

1. Objet et cadre

Le présent accord (ci-après « l'Accord ») encadre le traitement de données à caractère personnel effectué par AUTILIA pour le compte de l'entreprise abonnée, dans le cadre de la fourniture du standard téléphonique IA et des services associés décrits aux CGU et CGV. Il complète ces documents et la Politique de confidentialité. En cas de contradiction sur le traitement des données des clients de l'entreprise, le présent Accord prévaut.

2. Rôles des parties

Dans le présent Accord, « l'entreprise » désigne le client abonné au service, artisan seul comme entreprise de plusieurs centaines de personnes. Les « Appelants » désignent ses clients et prospects dont le service traite les données pour son compte. Ce sont ceux qui appellent son standard. Ce sont aussi ceux dont la demande arrive par un autre canal du service, par exemple un courriel de plateforme que l'entreprise y fait relayer, et ceux qu'elle enregistre ou importe elle-même dans le service (fiche client, rendez-vous, devis, facture, photos de chantier). Pour ces données :

  • L'entreprise abonnée est le responsable de traitement : c'est son activité, ce sont ses clients, c'est elle qui définit les finalités.
  • AUTILIA, SIREN 108 605 700 (voir mentions légales), éditeur du service, est le sous-traitant : il traite ces données uniquement pour fournir le service à l'entreprise, sur ses instructions.

AUTILIA reste responsable de traitement, pour son propre compte, des données des entreprises abonnées et des données de compte et de facturation (voir la Politique de confidentialité).

3. Description du traitement

  • Nature des opérations : réception d'appels, qualification par assistant vocal IA, enregistrement et transcription, tri/scoring de la demande, notification à l'entreprise, envoi de SMS et de courriels aux Appelants, appels passés aux Appelants pour le compte de l'entreprise (par exemple pour déplacer un rendez-vous), prise de rendez-vous et inscription dans l'agenda de l'entreprise, déplacement d'un rendez-vous à la demande de l'Appelant ; si l'entreprise active cette option, envoi d'un SMS aux Appelants qui ont demandé à être prévenus lorsqu'un créneau se libère avant leur rendez-vous, et déplacement de leur rendez-vous s'ils acceptent le créneau proposé ; aide par IA à la rédaction des devis et des réponses de l'entreprise, préparation des devis, factures et bons d'intervention que l'entreprise relit et émet elle-même, réception des photos que l'Appelant choisit d'envoyer après l'appel depuis le lien de son SMS récapitulatif, conservation des photos prises sur le chantier par l'entreprise ou ses techniciens, conservation et restitution.
  • Finalité : permettre à l'entreprise de réceptionner, qualifier et trier les demandes de ses clients, puis de préparer, suivre et documenter les interventions qui en découlent.
  • Catégories de données : identité de l'Appelant (nom), coordonnées (téléphone, adresse électronique), adresse d'intervention, description et nature de la demande, niveau d'urgence, enregistrement audio et transcription de l'appel ou du message vocal, signaux complémentaires éventuels (budget, type de logement, statut d'occupant), rendez-vous, devis, factures et bons d'intervention (y compris la signature du client), accord daté de l'Appelant pour être prévenu d'un créneau libéré et propositions qui lui sont faites (créneau, échéance, acceptation), photos que l'Appelant envoie après l'appel, photos avant/après prises sur le chantier. Une photo peut montrer, sans que ce soit recherché, l'intérieur du logement, une personne ou un document.
  • Personnes concernées : les Appelants, et les personnes qui apparaissent, sans que ce soit recherché, sur une photo.
  • Durée : pour la durée de l'abonnement, sous réserve des durées de conservation indiquées dans la Politique de confidentialité.

4. Instructions du responsable de traitement

AUTILIA ne traite les données des Appelants que sur instruction documentée de l'entreprise. Le présent Accord, les CGU/CGV et l'usage normal du service valent instructions initiales. AUTILIA informe l'entreprise s'il estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD. AUTILIA n'utilise pas ces données pour ses propres finalités.

La réception des photos envoyées par les Appelants est active par défaut, dès que l'entreprise a accepté la présente version de l'Accord. L'entreprise peut la couper à tout moment depuis son espace : ses clients ne se voient alors plus proposer d'en envoyer, et les photos déjà reçues restent visibles dans son espace, où elle peut les retirer ; elles suivent la durée de conservation de la demande.

La proposition des créneaux libérés est désactivée par défaut. L'entreprise peut l'activer et la désactiver depuis son espace, une fois la présente version de l'Accord acceptée. Lorsqu'elle est active et qu'un Appelant annule son rendez-vous, AUTILIA propose le créneau libéré, par SMS, aux seuls Appelants de l'entreprise qui ont demandé à être prévenus et dont l'adresse est proche de celle du rendez-vous libéré, puis avance le rendez-vous du premier qui l'accepte : aucun rendez-vous n'est déplacé sans l'accord de l'Appelant concerné. Pour vérifier que le créneau est libre, AUTILIA lit dans l'agenda ou l'outil raccordé les plages occupées de l'entreprise et de ses techniciens ; un créneau qu'il ne peut pas vérifier n'est pas proposé. Un même numéro reçoit au plus un SMS de ce type par entreprise et par 24 heures. Une proposition déjà envoyée reste valable jusqu'à son échéance, même si l'entreprise désactive l'option entre-temps.

Lorsque l'entreprise raccorde le service à un outil qu'elle utilise déjà (par exemple son logiciel de gestion des interventions, son outil de relation client, son logiciel de facturation ou la plateforme agréée qu'elle a choisie pour ses factures électroniques), AUTILIA reçoit de cet outil ou y transmet, sur son instruction, les données qu'elle a choisi d'échanger, y compris le cas échéant les photos. Cet outil est celui de l'entreprise, qui l'a choisi et en a souscrit l'usage : son éditeur n'est pas un sous-traitant ultérieur d'AUTILIA, et les données qui s'y trouvent relèvent de la seule responsabilité de l'entreprise.

5. Confidentialité

AUTILIA veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité et n'y accèdent que dans la stricte mesure nécessaire au service.

6. Sécurité des traitements (art. 32 RGPD)

AUTILIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des échanges (HTTPS), cloisonnement des données par entreprise (Row Level Security), contrôle des accès, authentification sécurisée, journalisation et sauvegardes. Les photos sont conservées dans un espace de stockage privé. Dans l'espace de l'entreprise, elles ne s'affichent que par des liens temporaires ; une photo de chantier n'est visible hors de cet espace (page de suivi de l'Appelant, pièces jointes du bon d'intervention) que si l'entreprise la partage.

7. Sous-traitants ultérieurs

L'entreprise autorise AUTILIA à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants pour le traitement des données des Appelants :

  • Supabase : stockage des données (hébergement dans l'Union européenne)
  • Vercel : hébergement de l'application (États-Unis)
  • Cloudflare : sauvegardes quotidiennes de la base, chiffrées avant envoi (service R2, États-Unis)
  • GitHub (filiale de Microsoft) : exécution de la sauvegarde quotidienne de la base, qui y est lue en clair le temps de la copie et de son contrôle, puis chiffrée avant d'être confiée à Cloudflare (États-Unis)
  • Twilio (États-Unis) : téléphonie, acheminement des appels et enregistrement des messages vocaux de secours, supprimés chez Twilio une fois copiés chez AUTILIA
  • Telnyx : acheminement des appels et filtrage du bruit de fond, sur les lignes où ce filtre est activé : voix et numéro de l'Appelant, en transit, sans enregistrement (États-Unis)
  • ElevenLabs : assistant vocal IA, transcription et enregistrement (États-Unis)
  • smsmode : envoi des SMS transactionnels aux Appelants : numéro et contenu du message (France)
  • Anthropic : qualification et résumé des demandes par IA, aide à la rédaction des devis (y compris les photos que l'entreprise y joint) et des réponses de l'entreprise à ses clients, assistant de l'entreprise qui consulte ses dossiers à sa demande, lecture des courriels de plateforme relayés au service (États-Unis)
  • Groq : transcription de la voix, lorsque l'entreprise dicte un devis ou une réponse à son client, ou lorsque l'Appelant dicte ses disponibilités sur la page de choix du rendez-vous ; l'extrait n'est pas conservé par AUTILIA (États-Unis)
  • IGN : conversion de l'adresse de l'Appelant en coordonnées géographiques et calcul du temps de trajet par la route, via la Géoplateforme : adresse, code postal, commune et coordonnées (France)
  • Upstash : compteurs anti-abus : adresses IP ; numéro de téléphone de l'Appelant, gardé deux heures au plus pour repérer les appels répétés ; et, lorsque l'Appelant donne un numéro et un nom pour suivre son dossier, ce numéro et ce nom, gardés 24 heures au plus (États-Unis)
  • Google : synchronisation de l'agenda Google, uniquement si l'entreprise active l'intégration : créneau du rendez-vous et, dans l'événement, nom, téléphone et, quand elle est connue, adresse électronique du client (États-Unis)
  • Microsoft : synchronisation de l'agenda Outlook, uniquement si l'entreprise active l'intégration : créneau du rendez-vous et, dans l'événement, nom, téléphone et, quand elle est connue, adresse électronique du client (États-Unis)
  • Resend : envoi des courriels (notifications à l'entreprise, dont l'avis qu'un Appelant a ajouté une photo, sans la photo elle-même ; documents envoyés aux Appelants) et réception des courriels de plateforme que l'entreprise fait relayer au service (États-Unis)

L'entreprise autorise en outre AUTILIA à recourir à Anthropic (États-Unis) pour la lecture des factures fournisseurs qu'elle dépose elle-même dans son espace, lorsque celles-ci ne sont pas exploitables automatiquement. Le document est alors transmis en entier et peut contenir, outre les coordonnées de l'entreprise, celles de son fournisseur. Ce traitement a lieu uniquement sur une pièce que l'entreprise a déposée ; aucune donnée d'Appelant n'y figure.

AUTILIA impose à ces sous-traitants des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent Accord. Toute modification (ajout/remplacement) est communiquée à l'entreprise, qui peut s'y opposer pour un motif légitime relatif à la protection des données.

8. Transferts hors Union européenne

Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l'Union européenne, le transfert est encadré par la décision d'adéquation de la Commission européenne (cadre de protection des données UE-États-Unis, « Data Privacy Framework ») lorsque le sous-traitant y est inscrit, et à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées le cas échéant par des mesures complémentaires.

9. Assistance aux droits des personnes

AUTILIA aide l'entreprise, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à répondre aux demandes d'exercice des droits des Appelants (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité). Depuis la fiche d'un client, l'entreprise télécharge les données que le service détient sur lui, en document PDF ou en fichier JSON. Les fichiers des photos n'y sont pas joints : l'entreprise retrouve les photos envoyées par l'Appelant sur sa demande, les photos de chantier sur le rendez-vous, et les unes comme les autres dans l'export complet de son compte. Si une demande est adressée directement à AUTILIA, elle est transmise à l'entreprise dans les meilleurs délais.

10. Violations de données, sécurité et analyse d'impact

AUTILIA notifie à l'entreprise toute violation de données concernant les Appelants dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles. AUTILIA aide l'entreprise à respecter ses obligations de sécurité (art. 32), de notification (art. 33-34) et, le cas échéant, à réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données (art. 35-36).

11. Sort des données en fin de prestation

Au terme de l'abonnement, et selon le choix de l'entreprise, AUTILIA supprime ou restitue les données des Appelants, et supprime les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. À défaut d'instruction, les données sont supprimées dans les délais indiqués dans la Politique de confidentialité. Les copies que l'entreprise a fait transmettre à ses propres outils (article 4) ne se trouvent pas dans le service : AUTILIA ne peut ni les restituer ni les supprimer, et leur sort relève de l'entreprise.

12. Audit et documentation

AUTILIA met à la disposition de l'entreprise les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent Accord et permet la réalisation d'audits dans des conditions raisonnables.

13. Responsabilité et dispositions finales

Chaque partie répond de ses obligations propres au titre du RGPD. Le présent Accord est soumis au droit français. Il s'applique pendant toute la durée du traitement des données des Appelants par AUTILIA.