Embaucher une secrétaire quand on est artisan : le vrai coût, ligne par ligne

Le point de départ : le Smic, ou la grille du bâtiment si elle est plus haute

Depuis le 1er juin 2026, le Smic horaire brut est de 12,31 €, fixé par un arrêté du 22 mai 2026. Pour 35 heures par semaine, cela donne 1 867,02 € brut par mois, soit 1 477,93 € net selon service-public.fr.

Le Smic n’est qu’un plancher : si la convention collective prévoit un minimum plus élevé, c’est lui que vous devez verser. Dans le bâtiment, les minimums des employés non cadres relèvent de la convention des employés, techniciens et agents de maîtrise (ETAM, IDCC 2609), et ils sont fixés par des accords régionaux publiés sur Légifrance.

À temps plein au Smic : le coût ligne par ligne

Calcul fait avec le simulateur de l’Urssaf (mon-entreprise.urssaf.fr) le 16 octobre 2026. Hypothèses : CDI non cadre à 35 heures payé au Smic, entreprise individuelle de moins de 11 salariés dans le Finistère, convention réglée sur « droit commun » (voir plus bas), mutuelle à 40 € par mois payée à moitié par l’employeur, taux d’accident du travail par défaut du simulateur (2,08 %).

Au centime : 1 987,76 € par mois. Les 801 € de cotisations avant réduction se répartissent ainsi : 243 € de maladie, 199 € de retraite de base, 112 € de retraite complémentaire, 98 € d’allocations familiales, 79 € de chômage, 39 € d’accident du travail et 31 € de petites contributions (logement, autonomie, apprentissage, formation, dialogue social).

Le taux d’accident du travail varie selon l’entreprise. Dans les entreprises de moins de 150 salariés, l’Assurance maladie prévoit un taux réduit pour un salarié dont la fonction principale est administrative (secrétariat, accueil, comptabilité), non exposé aux risques du métier et isolé de ces risques par ses locaux. La demande se fait sur net-entreprises.fr ; la page ne donne pas le taux.

La réduction générale en 2026 : ce qui a changé

Depuis le 1er janvier 2026, la réduction générale s’appelle la réduction générale dégressive unique (RGDU). Elle est maximale au Smic, diminue quand le salaire monte et s’éteint à 3 Smic. Elle vaut pour tous les contrats, temps partiel compris. Les taux réduits de cotisations maladie et allocations familiales ont, eux, été supprimés, sauf pour quelques exonérations particulières (outre-mer, travailleurs occasionnels agricoles, accompagnement à domicile des personnes âgées, zones ZRD et ZFRR).

Un détail compte au Smic : en 2026, le calcul retient le Smic du 1er janvier (1 823,03 € par mois), et non celui de juin. Depuis juin, un salaire au Smic n’obtient donc plus tout à fait la réduction maximale. Le simulateur applique un coefficient de 0,375, quand la formule publiée par l’Urssaf pour une entreprise de moins de 50 salariés monte au plus à 0,3981.

En zone France ruralités revitalisation ou de revitalisation rurale, une exonération à part existe pendant 12 mois pour l’embauche du premier au cinquantième salarié, en CDI ou en CDD d’au moins 12 mois, totale jusqu’à 1,5 Smic, si l’embauche augmente l’effectif et si elle est déclarée à la Dreets dans les 30 jours. Pour un même salarié, elle ne se cumule pas avec une autre exonération totale ou partielle de cotisations patronales. L’Urssaf signale qu’une loi du 26 mai 2026 renvoie ses conditions à un décret à venir : vérifiez auprès d’elle.

À temps partiel : 24 heures par semaine, sauf exceptions

Sauf accord de branche étendu qui fixe une autre durée (article L3123-19), un temps partiel compte au moins 24 heures par semaine, soit 104 heures par mois (article L3123-27). L’article L3123-7 prévoit des exceptions, notamment :

• un contrat de 7 jours au plus, ou le remplacement d’un salarié absent ;
• la demande écrite et motivée du salarié, pour des contraintes personnelles ou pour cumuler plusieurs activités qui atteignent au moins 24 heures au total ;
• de droit, l’étudiant de moins de 26 ans qui le demande.

Le contrat est écrit ; il fixe la durée et sa répartition (article L3123-6). Sans accord, une journée ne compte qu’une interruption, de deux heures au plus (article L3123-30).

Mêmes hypothèses ; au centime, 1 369,32 € par mois. La mutuelle ne baisse pas avec les heures : avec une cotisation forfaitaire de 40 €, la part de l’employeur reste de 20 €. Rapporté à l’heure payée, le coût passe de 13,11 € à temps plein à 13,17 € à 24 heures.

Dans le bâtiment : la caisse de congés payés

Une entreprise qui relève des conventions du bâtiment et des travaux publics ne paie pas elle-même les congés de ses salariés : le code du travail confie ce service à des caisses (article D3141-12), le réseau CIBTP. L’entreprise verse une cotisation sur les salaires, et la caisse règle les indemnités de congé, la prime de vacances et les charges qui s’y rapportent. La caisse CIBTP Grand-Ouest, par exemple, publie un taux de 20,70 % des salaires bruts. L’Urssaf précise que le coefficient de la RGDU est alors majoré.

Les démarches avant le premier jour, et après

1. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’Urssaf, avant la prise de poste, et au plus tôt 8 jours avant l’embauche : sur due.urssaf.fr pour un premier salarié, sinon sur net-entreprises.fr. Elle vaut aussi demande d’adhésion à un service de prévention et de santé au travail. Sans DPAE, l’Urssaf applique une pénalité de 300 fois le minimum garanti (4,35 €), soit 1 305 €, et réclame les cotisations non déclarées ; l’absence volontaire de DPAE est un délit de travail dissimulé.
2. La complémentaire santé collective : tout employeur privé doit la proposer et en payer au moins 50 %.
3. La visite d’information et de prévention, dans les trois mois qui suivent la prise de poste (article R4624-10).
4. Les congés : 2,5 jours ouvrables par mois de travail, dans la limite de 30 jours ouvrables (article L3141-3), soit cinq semaines pendant lesquelles il faudra organiser le téléphone autrement.

Les autres formules, sans embaucher seul

Le temps partagé. Une entreprise de travail à temps partagé emploie la personne et la met à votre disposition, par un contrat de mise à disposition (article L1252-1). Le code du travail la présente comme un moyen de fournir aux entreprises « du personnel qualifié qu’elles ne peuvent recruter elles-mêmes en raison de leur taille ou de leurs moyens » (article L1252-2).

Le groupement d’employeurs. Plusieurs entreprises s’associent (association loi de 1901 ou coopérative) pour embaucher des salariés qu’elles se partagent. Le groupement est à but non lucratif, et ses membres répondent solidairement de ses dettes envers les salariés et les organismes de cotisations, sauf si les statuts du groupement répartissent ces dettes entre ses membres (articles L1253-1, L1253-2 et L1253-8).

Plusieurs employeurs. À la demande écrite d’une personne qui cumule plusieurs activités pour atteindre au moins 24 heures au total, sa durée chez vous peut être plus courte ; déjà couverte par la complémentaire collective d’un autre employeur, elle peut refuser la vôtre.

Le télésecrétariat. Un prestataire décroche à votre place, à ses horaires, souvent facturé à l’appel : l’article du blog sur la permanence téléphonique du chauffagiste compare leurs grilles publiques, et la page du site sur le secrétariat téléphonique décrit une autre façon de faire. Ce que coûtent les appels que personne ne prend est un autre sujet.

Avant de signer : trois vérifications

• Faites confirmer par votre expert-comptable ou votre fédération la convention et le niveau du poste : c’est ce qui fixe le salaire minimum.
• Faites chiffrer par votre caisse de congés la cotisation due sur ce salaire.
• Prévoyez qui décroche pendant les congés, les absences et en dehors des horaires du contrat.

Questions fréquentes

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Sources

• Service-public.fr : montant du Smic
• Légifrance : arrêté du 22 mai 2026 relatif au relèvement du salaire minimum de croissance
• Urssaf : simulateur de salaire et de coût d’embauche (mon-entreprise)
• Urssaf : réduction générale dégressive unique des cotisations
• Entreprendre.service-public.fr : allègement des cotisations patronales
• Ameli : taux AT/MP des entreprises de moins de 20 salariés et fonctions support
• Légifrance : accord du 27 novembre 2025 sur les salaires des ETAM du bâtiment de Bretagne
• Légifrance : article L3123-27 du code du travail (durée minimale du temps partiel)
• Légifrance : article L3123-7 du code du travail (exceptions)
• Légifrance : article D3141-12 du code du travail (caisses de congés du BTP)
• CIBTP Grand-Ouest : cotisations congés payés
• Urssaf : la déclaration préalable à l’embauche
• Entreprendre.service-public.fr : complémentaire santé d’entreprise
• Légifrance : article R4624-10 du code du travail (visite d’information et de prévention)
• Légifrance : article L1253-1 du code du travail (groupements d’employeurs)
• Urssaf : zones France ruralités revitalisation et zones de revitalisation rurale